Исходным понятием делопроизводства является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Важнейшей из функций документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ выполняет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (такая как договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.). Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Делопроизводством называют деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием «документооборот». Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют но следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения степени обязательности, степени унификации и характеру содержания. По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, распорядительные, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям; социальному обеспечению, по личному составу и др. По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты; протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. п. и т. д. По способу фиксации информации документы бывают письменными (рукописными, машинописными, типографскими, подготовленными на множительных аппаратах, напечатанными на персональных ЭВМ), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага. По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматриваются несколько вопросов. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования (ДСП). По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительными и недействительными. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки. Подлинник единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, оттиск, выписки из документа и дубликат подлинника. Копия идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Оттиск копия документа, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия. Оттиск, как правило, не заверяется подписью. Выписка из документа заверенная часть текста подлинника. Дубликат второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником. По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности документы бывают информационными, содержащими сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивными обязательными для исполнения, носящими характер юридической или технической нормы. По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений, других документов. Анкета способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительного и именительного падежей, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров. Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями. Таблица постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы. В хозяйственной деятельности предприятий используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и пр.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах Кроме классификации документов, секретарю необходимо знать форматы основного носителя информации, т. е., бумаги, применяемой в делопроизводстве. Все виды документов оформляются на бумаге определенного размера (форматов), соответствующего качества (плотности и белизны). ГОСТ 9327-60 («Бумага потребительская. Форматы») устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряд В и С дополнительными. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса. Исходным форматом является формат АО, площадь в которого равна 1 м 2 , с габаритными размерами 842 A 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Для оформления деловых документов используются следующие форматы: Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов. Согласно ГОСТу 6.38 90 для деловых писем, приказов и других организационно-распорядительных документов предусматриваются поля следующих размеров: левое 20 мм, верхнее 10 мм, правое и нижнее не менее 8 мм. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять не менее 8 мм, правое 20 мм, т. е., наоборот, по сравнению с лицевой стороной. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации также следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое не менее 30 мм, правое не менее 10 мм, верхнее не менее 15 мм, нижнее не менее 20 мм. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографского издания. В соответствии с ГОСТом 6.38 90 предусмотрен следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные четными. Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков применения (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с» и знаков тире (черточек). Для секретарей, использующих программу Microsoft Word, задача намного упрощается, так как в ней предусмотрены опции в соответствии с нормами документоведения. Площадь документа делится на 3 зоны: служебное поле документа, поле для размещение углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа. Реквизиты в поле углового штампа Герб . Государственный герб Российской Федерации или герб республики в ее составе наносится посредине над реквизитом «наименование министерства или ведомства». Перечень предприятий и учреждений, имеющих право приводить в штампе изображение герба, определяется вышестоящими организациями. Диаметр изображения герба не более 20 мм. Эмблема организации . В качестве эмблемы могут быть использованы некое условное изображение или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном порядке. Эмблема изображается на том же месте, что и герб, а при наличии герба левее и на уровне реквизита «наименование министерства или ведомства» или «наименование организации». Изображение наград . Воспроизведение изображения наград на бланке осуществляется или на месте герба, если таковой отсутствует, или на части площади реквизита «наименование министерства или ведомства». Право нанесения изображения наград определяется вышестоящей организацией. Название награды может включаться в наименование организации. Коды по классификатору ОКПО и ОКУД. Реквизиты располагаются в правой верхней части рабочего поля документа. Коды берутся по соответствующему классификатору документации. Автор документа . Автором документа является не должностное лицо, подписавшее документ, а организация или структурное подразд
Глава 3. Деловая переписка / 500 советов секретарю
